La factura electrónica es una realidad en España y, dentro de poco, será obligatoria para la mayoría de empresas y autónomos. Este cambio busca modernizar la facturación, mejorar la transparencia fiscal y reducir el fraude. Si todavía no sabes cómo afecta esta normativa a tu negocio, aquí te explicamos todo
¿Qué es la factura electrónica?
Es un documento digital que sustituye a la factura en papel. Su emisión, transmisión y recepción se realizan por medios electrónicos, garantizando su autenticidad e integridad conforme a la normativa vigente.
Este tipo de facturación debe cumplir con requisitos específicos establecidos por la ley, como la firma digital y el uso de formatos estandarizados (XML, Facturae, etc.), lo que facilita su validación y almacenamiento seguro.
¿Quién está obligado a usar la facturación electrónica?
Se aplicará a todos los empresarios y profesionales, sin importar su forma jurídica o volumen de facturación, en sus operaciones con otras empresas o con la administración pública.
Sin embargo, existen excepciones:
- Consumidores finales: No es obligatoria para operaciones con particulares, salvo que estos lo soliciten expresamente.
- Facturas de pequeño importe: Si el destinatario es un organismo público y la operación no supera los 5.000 euros, podría quedar exenta.
- Facturas simplificadas: Operaciones en las que la factura no sea obligatoria o se use un ticket en su lugar.
- Empresas extranjeras: Negocios sin sede ni establecimiento permanente en España.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La implantación de la factura electrónica para autónomos y empresas será progresiva, con plazos diferenciados según el volumen de facturación del año anterior:
– Empresas con más de 8 millones de euros de facturación → 12 meses tras la publicación del reglamento en el BOE.
– Empresas con menos de 8 millones de euros de facturación → 24 meses tras la publicación en el BOE.
– Información sobre estado de facturas (aceptación, rechazo y pago) → 36 meses para profesionales con menos de 8 millones de facturación.
Las novedades las publican en el BOE y en la AEAT. Por el momento se han notificado las necesidades y obligaciones de los programas de facturación electrónica y los campos obligatorios que tendrán que tener.
Respecto a la fecha que marca el punto de partida de la obligatoriedad, el BOE data del 05/12/2023. No obstante, en Hacienda han notificado que los plazos se prorrogarán, por lo que no hay una fecha exacta todavía.
Cómo emitir una factura electrónica: clic a clic
Si te preguntas cómo emitir una factura electrónica, sigue estos pasos básicos:
- Elige un software de facturación electrónica: Necesitarás un programa homologado que genere facturas en los formatos exigidos.
- Regístrate en la plataforma de facturación electrónica: Algunos sectores deben enviar sus facturas a plataformas oficiales como FACe (para la Administración Pública).
- Genera la factura: Incluye los datos obligatorios (emisor, receptor, importe, concepto, impuestos aplicables, etc.).
- Firma digitalmente: La firma electrónica garantiza la autenticidad de la factura y su validez legal.
- Envía y guarda la factura: Puedes enviarla a través del software, correo electrónico o plataformas de intercambio de facturas.
- Utilizar un software de factura electrónica facilitará todo el proceso, permitiendo automatizar tareas y cumplir con la normativa sin complicaciones.
Multas por no emitir facturas electrónicas
El incumplimiento de la normativa conllevará multas de hasta 10.000 euros. La cuantía dependerá de la gravedad de la infracción y de la normativa vigente en cada momento.
Para evitar problemas, es recomendable adaptarse cuanto antes y asegurarse de utilizar un sistema de facturación electrónica conforme a la ley.
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La facturación electrónica obligatoria marcará un antes y un después en la gestión administrativa de empresas y autónomos. Anticiparse a la normativa evitará sanciones y optimizará la eficiencia en la contabilidad y facturación. Si aún no has comenzado con la transición a la factura electrónica, este es el momento perfecto para hacerlo.
