El control de horario de trabajadores está muy presente en oficina, asesorías y grupos de Whatsapp. pero ahora, con la nueva ley de control horario de los trabajadores de 2024, parece que la cosa va en serio, y esto no solo va destinado a empresas grandes, si tienes un negocio, aunque sea pequeño, también te afectará.
Pero no te preocupes, no vamos a hablarte como un inspector de trabajo, vamos a explicarte de una forma sencilla y clara, qué implica esta ley, por qué es importante que cumplas con el registro de horario digital, y cómo puedes hacerlo rápido y fácil con nuestro software VisualFactura.
¿Qué es el control horario y por qué es obligatorio?
El control horario consiste en llevar a cabo un registro de las horas de entrada y salida, pausas y duración de la jornada de cada trabajador, siendo una obligación legal.
Desde 2019, las empresas deben tener un registro de jornada para cada trabajador, y en 2024 las normativas empezaron a ser más duras para garantizar más transparencia laboral, y evitar prácticas ilegales, este control se aplica a:
- Trabajadores a jornada completa.
- Personal a tiempo parcial.
- Teletrabajadores.
- Freelancers con contrato
- Contratos en prácticas remuneradas.
¿Qué dice la nueva ley de control horario 2024?
La nueva ley de control horario de trabajadores 2024 ha puesto el foco en la digitalización y trazabilidad de los registros, las principales exigencias son:
- Digitalización del registro horario: Se fomenta el uso de sistemas digitales frente al papel, esto se debe a que los métodos tradicionales son más fáciles de manipular, difíciles de almacenar de forma segura y poco eficientes para auditar.
- Acceso inmediato a los registros: El trabajador, la empresa, y la inspección deben poder acceder al historial en cualquier momento. Es decir, los registros no pueden estar “guardados en la nube” sin acceso directo, ni almacenados en una carpeta del ordenador de administración que solo se revisa una vez al mes, la ley exige inmediatez, trazabilidad y transparencia.
- Conversación durante 4 años: El registro debe mantenerse almacenado, accesible y protegido. La ley obliga a conservar todos los registros horarios durante al menos cuatro años, durante este tiempo, deben estar organizados, protegidos y listos para ser consultados o auditados. Olvídate de carpetas físicas que se extravían, discos duros que pueden fallar, o excels que se sobreescriben.
- Protección de datos: Los sistemas deben cumplir con el RGPD, el control horario incluye información personal y laboral sensible, por lo que la ley exige que cualquier sistema utilizado garantice confidencialidad, integridad y seguridad de los datos.
¿Qué pasa si no cumples con el registro de horario digital?
Si no llevas un sistema de control de horario de trabajadores adecuado, puedes enfrentarte a sanciones económicas que van desde los 750€ hasta los 7.500€, dependiendo de la gravedad. Las infracciones más comunes que se registraron, incluyen:
- No tener registro de la jornada.
- Usar un sistema poco fiable o manipulable.
- No conservar los datos.
- Negar el acceso a la información del trabajador o a la inspección.
Además de la sanción económica, también está el desgaste, el estrés y la pérdida de tiempo en una posible inspección laboral.
¿Qué opciones tengo para cumplir con la ley?
Se puede hacer de varias formas:
- A mano (poco recomendable): El clásico papel o Excel.
- Aplicaciones específicas de fichaje digital: Algunas son buenas otras no tanto.
- Un software integral como visual factura, que puedes aprovechar para otras gestiones como la facturación electrónica, pagos fiscales…teniendo en un solo programa hasta el registro horario digital.
Visual factura: Tu solución para fichajes sin complicaciones
En Visual Publinet entendemos que gestionar un negocio ya tiene bastantes retos como para añadir uno más. En nuestro software visual factura, hemos incluido un sistema de control de horario digital intuitivo, ágil, y 100% legal. Con esto puedes:
- Registrar la jornada.
- Fichar desde cualquier dispositivo, siendo ideal para el teletrabajo o movilidad.
- Generar informes mensuales o por periodos.
- Conservar los datos de manera segura.
- Cumplir con la ley de registro horario digital al pie de la letra.
- Añadir las coordenadas del trabajador para controlar viajes.
Además, con el módulo completo de RRHH, podrás gestionar vacaciones, formaciones y empleados.
Si solo estás interesado en implementar el registro horario, los costes de Visual Factura serían:
Un primer pago único para dar de alta de empresa y configuración inicial: 190 €
A) Licencia mensual por usuario solo registro horario: 1 €/usuario/mes.
B) Paquetes por lotes:
- Hasta 50 usuarios: 45 €/mes
- Hasta 100 usuarios: 80 €/mes
- Hasta 200 usuarios: 150 €/mes
Ventajas reales de usar un sistema digital de control de horario.
Más allá de cumplir la ley y evitar sanciones, usar este sistema tiene unos beneficios directos:
Más productividad
Tus trabajadores pueden fichar en segundos, de una forma sencilla y lo más importante, de una manera rápida, sin líos y sin papeleos, tienes el control total de la jornada en tiempo real.
Transparencia y confianza
Todo queda registrado, para poder evitar malentendidos, sobretiempos no pagados o jornadas muy largas. Ten cuenta, que a la hora de una inspección hay un margen máximo de horas extras según convenio.
Ahorro de tiempo y costes
Con este sistema ya no hace falta apilar hojas sueltas o revisar manualmente las horas, perdiendo el tiempo, el sistema lo hace por ti y genera informes inmediatos, listos para poder ser utilizados.
Adaptado a cualquier tipo de empresa
Ya seas autónomo, una pyme o una empresa con varios departamentos, este sistema se adapta a ti, no te adaptas tu al sistema, siendo este muy flexible, con opción de multiempresa.
¿Y si mi empresa ya tiene el sistema de gestión?
Mejor aún, ya que si usas VisualFactura para facturación, presupuestos o gestiones de clientes, no necesitas contratar ni aprender otra plataforma. El módulo de control de horario digital se integra perfectamente con lo que ya utilizas, solo tendrás que actualizar tu plan.
Ahora que ya sabes todo lo que implica la nueva ley de control de horario de trabajadores 2024, deja de usar hojas de papel, plantillas excel o apps que nunca terminan de convencerte.
